اداره امور پشتیبانی
اهداف، شرح وظایف و مأموریت:
- 1- تامین، تدارکات و پشتیبانی از کلیه فعالیت‌های دانشگاه
- 2- حفظ، نگهداری و توزیع اموال و لوازم مورد نیاز واحدها
- 3- تامین ایاب و ذهاب اداری
شرح وظایف امور پشتیبانی:
- 1- ایجاد و اداره نظام اطلاعاتی برای آگاهی از امکانات و تجهیزات دانشگاه و وضعیت آن‌ها
- 2- برنامه‌ریزی تدارک و تامین وسایل و تجهیزات مورد نیاز دانشگاه به نحوی که ضمن حفظ صرفه و صلاح دانشگاه موجب توقف فعالیت‌های دانشگاه نگردد.
- 3- گردآوری، طبقه‌بندی و تنظیم اسناد و مدارک برای انجام خریدهای دانشگاه با همکاری تخصصی واحدهای ذی‌ربط
- 4- انجام کلیه خدمات پشتیبانی دانشگاه در زمینه نقلیه از طریق بکارگیری صحیح و مناسب نیروهای در اختیار و یا عقد قراردادهای با بخش خصوصی براساس سیاست‌ها و رعایت مقررات مربوطه و نظارت و کنترل در اجرای قراردادهای خدمات منعقده
- 5- ایجاد نظام مناسب و صحیح نگهداری و انبار کالاهای دانشگاه و اجرای آن به‌صورت متمرکز و یا غیر‌متمرکز
- 6- نظارت بر تهیه و تدارکات احتیاجات دانشگاه
- 7- برنامه‌ریزی و انجام اقدامات لازم به‌منظور شماره‌گذاری، بیمه مجوز طرح ترافیک، عوارض و سایر خدمات خودرویی برای خودروهای دولتی
شرح وظایف معاون پشتیبانی:
- • کنترل و نظارت بر عملکرد واحدهای تحت سرپرستی از قبیل حسابداری، امور تدارکات، امور نظارت بر خدمات نقلیه براساس قوانین مربوطه مصوبات و دستورالعمل‌ها و گزارش‌های دریافتی از مراجع
- • کنترل و نظارت بر تهیه دستورالعمل‌ها و ضوابط در چارچوب اختیارات قانونی براساس قوانین و مقررات جاری (ضوابط اجرایی قانون بودجه، آیین‌نامه مالی و معاملاتی دانشگاه، قانون کار) به‌منظور تشخیص مغایرات و اشتباهات احتمالی در برطرف نمودن آن‌ها
- • نظارت بر تهیه برنامه‌های عملیاتی واحدهای تحت سرپرستی و در صورت لزوم واحدهای سازمانی شرکت در زمینه مسائل مالی، تدارکات و خدمات عمومی براساس اهداف و عملکرد دانشگاه به‌منظور مدیریت منابع مالی و تحقق اهداف
- • هماهنگی و ایجاد ارتباط با دستگاه‌ها و موسسات برون‌سازمانی براساس مکاتبات و مذاکرات سازمانی به‌منظور پیشبرد اهداف دانشگاه
- • کنترل و نظارت بر تهیه گزارش‌ها و اطلاعات مالی و اداری براساس استانداردهای حسابداری و تحلیل‌های آماری به‌منظور ارائه اطلاعات به مقام مافوق و مراجع ذی‌ربط جهت اخذ تصمیم‌گیری‌های آتی
- • ایجاد هماهنگی و همکاری بین واحدهای تحت سرپرستی و سایر واحدهای سازمانی از طریق تشکیل جلسات، گردهمایی‌ها و مذاکرات به‌منظور تسریع و تسهیل در انجام وظایف محوله
- • شرکت در مجامع، کمیسیون‌ها و کمیته‌های مختلف اداری و مالی براساس ابلاغیه‌های صادره از مراجع ذی‌ربط به‌منظور ارائه راهکارهای سازنده و اتخاذ تصمیم مناسب جهت پیشبرد اهداف دانشگاه
- • همکار در ارائه پیشنهادهای اصلاحی ناشی از تعارض احتمالی قوانین در اجرای آن (همانند سایر واحدهای دیگر سازمان) براساس قوانین، مقررات و مصوبات ابلاغی به‌منظور رفع تعارض‌های احتمالی و اجرای دقیق قوانین و مقررات
- • شرکت در (IMS) مشارکت فعال در طراحی، استقرار و به‌روزآوری سیستم مدیریت یکپارچه برنامه‌های مرتبط با آن از جمله حضور مستمر در کلیه جلسات مربوطه، اهتمام و پیگیر در جهت نظارت و کنترل بر رعایت کلیه قوانین و دستورالعمل‌های مرتبط با سیستم یکپارچه مدیریت
- • رفع هرگونه عدم انطباق مشاهده شده در واحد تحت سرپرستی خود
- • برگزاری مناقصه‌ها
- • برنامه‌ریزی و نظارت بر ارائه خدمات پشتیبانی واحدهای تابعه دانشگاه جهت افزایش کیفیت خدمات اداری و پشتیبانی
- • تامین فضا و تدارکات تجهیزات و امکانات و وسایل اداری جهت ارائه خدمات
- • برنامه‌ریزی و نظارت بر عملیات خدماتی – تدارکاتی – انبارداری – تعمیرات و نگهداری خودروها
- • برنامه‌ریزی و تلاش جهت واگذاری کلیه امور قابل واگذاری به بخش خصوصی
- • نظارت عالیه بر عملکرد شرکت‌های طرف قرارداد با دانشگاه
- • سازماندهی، تعیین شرح وظایف، تقسیم کار، تعیین حدود اختیار و تفویض اختیار در بین واحدها و ادارات تابعه
- • انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق
- • توجه به اجرای صحیح آیین‌نامه مالی و معاملاتی در اداره تدارکات و کارپردازی
- • نظارت و ارزیابی نیروی انسانی تحت پوشش مدیریت پشتبانی، سازماندهی، تقسیم کار و نظارت بر حضور و غیاب پرسنل
- • نیاز‌سنجی و پیگیری اعتبار مورد نیاز
- • برنامه‌ریزی جهت افزایش کیفیت خدمات اداری و پشتیبانی
- • شرکت در کمیسیون‌ها و جلسات مربوطه
- • هماهنگی و همکاری با مدیر و پیگیری انجام امور در راستای ارائه خدمات پشتیبانی واحدهای تابعه دانشگاه جهت افزایش کیفیت خدمات اداری و پشتیبانی
- • پیگیری تخصیص فضا و تدارکات تجهیزات و امکانات و ملزومات اداری جهت ارائه خدمات
- • بهماهنگی و پیگیری عملیات خدماتی – تدارکاتی – انبارداری – تعمیرات و نگهداری خودروها
- • هماهنگی و پیگیری جهت واگذاری کلیه امور قابل واگذاری به بخش خصوصی
- • همکاری با مدیر در نظارت بر عملکرد شرکت‌های طرف قرارداد با دانشگاه
- • همکاری با مدیر درسازماندهی، تعیین شرح وظایف، تقسیم کار، تعیین حدود اختیار و تفویض اختیار در بین واحدها و ادارات تابعه
- • تهیه و تنظیم پیش‌نویس مکاتبات اداری، توافق نامه‌ها و قراردادهای لازمه
- • انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق