فرایندهای ارائه خدمات
استخدام:
- • شروع اقدام براساس مجوزها و دستورالعمل‌های وزرات علوم (دریافت و بررسی مدارک، مصاحبه و نمره‌دهی)
- • ثبت نمرات در سامانه مورد نظر
- • استعلام حراست و گزینش
- • ایجاد پرونده فیزیکی/کارتابل اتوماسیون/ثبت اطلاعات پرسنلی/صدور حکم استخدامی
تبدیل وضعیت:
- • درخواست عضو/بررسی شرایط در آیین‌نامه/مکاتبه با رئیس واحد مبنی بر موافقت با تبدیل وضعیت به ضمیمه ارائه ارزیابی
- • استعلام حراست و گزینش و دریافت پاسخ/بررسی پرونده فیزیکی فرد/بررسی نمرات ارزشیابی سه ساله
- • تهیه و تدوین مستندات مذبور برای طرح در هیات اجرایی
- • ارسال اسامی افراد موافقت شده به هیات‌رئیسه/ موافقت رئیس دانشگاه
- • بارگذاری مدارک در سامانه کارمند ایران/دریافت شناسه/صدور احکام
تغییرات پست سازمانی بهروزرسانی کارتابل اداری:
- • ارسال فرم کارتابل از سوی روسای واحدها
- • بررسی صحت عنوان پست محوله و خالی بودن آن مطابق چارت تفصیلی دانشگاه
- • ارجاع فرم مذبور با توصیحات لازم مبنی بر حذف/انتقال/جابجایی وضعیت کارتابل پیشین به مرکز فناوری اطلاعات دانشگاه
- • تخصیص پست محوله به تاریخ موثر مرتبط پس از اعلام فناوری مبنی بر اصلاح پست محوله و سیستم ارزیابی عملکرد
مأموریت و انتقال:
- • دریافت و بررسی نامه‌های وارده مرتبط با درخواست مأموریت یا انتقال
- • طرح در کمیته ساماندهی منابع انسانی
- • طرح در هیات اجرایی
- • مکاتبه با واحد مبدا و سایر مکاتبات لازم
صدور احکام:
- • صدور احکام افزایش سالیانه حقوق و مزایای عضو
- • بررسی تاریخ ارتقا پایه برای هر فرد به‌صورت مجزا و صدور حکم/صدور حکم پایه تشویقی، ایثاگری
- • صدور احکام ارتقا رتبه/پرداخت بیمه سربازی و غیره
- • صدور حکم کاهش، افزایش، برقراری، حذف حق اولاد /صدور حکم حذف یا برقراری حق عائله‌مندی
- • صدور احکام انتصابات و برقراری فوق‌العاده مدیریت قرارداد کار معین
- • صدور حکم اعمال مدرک تحصیلی
- • صدور احکام مأموریت، انتقال، مرخصی بدون حقوق، استعفا، آماده به خدمت، بازنشستگی و غیره
- • بهروزرسانی پرونده پرسنلی افراد مطابق با تغییرات مذبور و اصلاح تاریخچه شغلی
ارتقا رتبه:
- • بررسی زمان انتظار تعیین شده در آیین‌نامه استخدامی غیر هیات‌علمی برای ارتقا به رتبه بعدی توسط پرسنل
- • پر کردن فرم ارتقا (موجود در بخش فرم‌های اداره امور کارکنان) و ارسال با نامه رسمی از سوی مدیر/رئیس واحدها به مدیریت منابع انسانی و پشتیبانی
- • جمع‌آوری فرم‌ها و بررسی مدارک و امتیازدهی مطابق دستورالعمل ارتقا در کمیته ارتقای مدیریت منابع انسانی و پشتیبانی
- • تهیه دستور کار ارتقا رتبه کارکنان و طرح در هیات اجرایی منابع انسانی دانشگاه
- • صدور حکم ارتقا رتبه در صورت موافقت هیات اجرایی منابع انسانی
شروع به تحصیل و اعمال مدرک تحصیلی:
- • دریافت نامه موافقت واحد با شروع به تحصیل/اعمال مدرک
- • بررسی رشته/مدرک تحصیلی منطبق با رسته و رشته شغلی فرد و عدم مغایرت با قوانین و مقررات
- • استعلام مدرک دریافتی از مرکز تحصیلی
- • تهیه صورت‌جلسه و طرح در هیات اجرایی
- • صدور حکم
انتصاب:
- • بررسی رسته و رشته شغلی فرد متناسب با پست پیشنهادی و بررسی قوانین و مقررات به استناد تبصره 2 ماده 20 آیین‌نامه
- • استعلام از گزینش و حراست
- • طرح در هیات اجرایی/کمیته طبقه‌بندی مشاغل
- • صدور حکم
ارزیابی عملکرد:
- • ساخت رابط‌سازی برای هر فرد به‌صورت مجزا
- • آماده‌سازی فرم‌های ارزیابی
- • ارسال فرم ارزیابی در بهمن هر سال
- • بررسی فرم‌های ارزیابی به‌صورت مجزا
هیات اجرایی:
- • بررسی نامه‌ها و موارد مرتبط جهت طرح در هیات اجرایی
- • آماده‌سازی دستور کار هیات اجرایی
- • تهیه و تنظیم صورت‌جلسه هیات اجرایی
- • مکاتبات مرتبط و اجرای مفاد مصوبات هیات اجرایی
مجموعه سامانه‌های کارمند ایران (استخدام و به‌کارگیری، پاکنا، مدیریت ساختار، شناسه استخدامی):
- • بارگذاری و بهروزرسانی کلیه اطلاعات کارکنان جهت صدور شناسه قراردادی و شماره مستخدم
- • گزارش‌گیری و رفع مغایرت‌های شماره مستخدم/شناسه
- • بارگذاری و بهروزرسانی کلیه احکام پرسنلی کارکنان
- • مدیریت تشکیلات اسمی (ثبت و تغییر انتصاب و انتزاع از خدمت کلیه کارکنان)
- • مدیریت پست‌های سازمانی در سامانه
حضور و غیاب کارکنان (کارکرد/مرخصی/اضافه‌‌کاری):
- • بررسی و ارائه کارکرد روزانه و ماهانه کارکنان براساس ثبت چهره
- • تعریف چهره کارکنان و کنترل سلامت دستگاه‌ها و هماهنگی با فناوری برای تعمیرات دستگاه‌ها
- • ثبت کسر کار/مرخصی‌ها
ایجاد و بهروزرسانی زیرساخت‌های اتوماسیون اداری و مالی:
- • تشخیص مسئله و قرار دادن درخواست برای رسیدگی و اقدام توسط چارگون
- • پیگیری و مذاکره با مرکز فناوری اطلاعات و چارگون در راستای اصلاح
- • آزمون تغییرات صورت گرفته به لحاظ صحت اقدام
گزارش‌گیری و ارائه آمار:
- • تعریف آیتم‌های گزارش‌گیری پرسنلی و احکام مطابق تقاضا از سوی مقام درخواست‌کننده
- • دریافت گزارش‌های متنوع پرسنلی و احکام طبق درخواست
- • تجزیه و تحلیل گزارش‌ها و مکاتبات مرتبط
رویه‌های معمول اداری:
- • صدور گواهی اشتغال به کار
- • انجام مکاتبات اداری اعم از مأموریت آموزشی، جابجایی، مرخصی بدون حقوق، فسخ، استعفا، بازخرید، استعلام از هسته گزینش و مدیریت حراست، استعلام مدارک تحصیلی کارکنان متقاضی اعمال مدرک، مکاتبه با واحدها و غیره
- • بهروزرسانی پرونده پرسنلی افراد مطابق با تغییرات مذبور و اصلاح تاریخچه شغلی