گروه‌های مدیریت برنامه، بودجه، بهره‌وری سازمانی و نظارت
گروه برنامه‌ریزی راهبردی
الف- برنامه‌ریزی
انسان‌ها با حركت در مسير تكامل و رشد عقلانی خود به تدريج بر ضرورت برنامه‌ريزی در زندگی واقف شده‌اند و آن را به منزله ابزاری در خدمت مديريت و رهبری نظام‌های اجتماعی مورد توجه قرار داده‌اند. سازمان‌ها و مؤسسات اداری امروز به حدی پيچيده شده‌اند كه بدون اقدام به برنامه‌ريزی‌های دقيق، امكان ادامه حيات ندارند. برنامه‌ها برای مقاصد متنوعی تنظيم می‌شوند و فراخور هر وضعيت به گونه‌ای متناسب با آن شكل می‌گیرند. در اينجا برخی از انواع برنامه‌ريزی مورد بررسی قرار می‌گيرد. از منظر سطح‌بندی، فرايند برنامه‌ريزی را می‌توان تلفيقی از سه سطح متفاوت اما مرتبط شامل برنامه‌ريزی راهبردی، برنامه‌ريزی عملياتی و برنامه‌ريزی تفصيلی دانست. از منظر افق زمانی، برنامه‌ريزی به برنامه‌ريزی دورنگر يا بلندمدت، ميان‌مدت و كوتاه‌مدت تقسيم می‌گردد. همچنين از لحاظ حد تفصيل برنامه، برنامه‌ريزی به برنامه‌ريزی جامع، تفصيلی و بخشی تقسيم می‌شود.
در ادامه به‌طور مختصر تعاريف مهم‌ترين انواع برنامه‌ريزی بيان می‌شوند.
ب- برنامه‌ريزی عملیاتی و تفصیلی
برنامه‌ريزی جامع فرايندی در جهت تجهيز منابع سازمان و وحدت بخشيدن به تلاش‌های آن برای نيل به اهداف و رسالت‌های بلندمدت سازمان می‌باشد. در حقيقت برنامه‌ريزی، راهبردی انعكاسی از ارزش‌های حاكم بر جامعه بوده و معطوف به پرسش‌های اصلی و مسائل اساسی كه در سطوح عالی سازمان شكل می‌گيرد، است.
با الهام گرفتن از راهبردهای تعيين شده در برنامه‌ريزی راهبردی و با توجه به اهداف كلی سازمان، برنامه‌های عملياتی و اقدامات جزئی شكل می‌گيرند. در اين برنامه‌ريزی، برنامه‌های عملياتی به جای راهبردهای كلی قرار می‌گيرند و نحوه رسيدن به آنها در قالب يکسری اقدامات پيش‌بينی می‌شود.
برنامه‌ريزی تفصيلی عبارت است از به فعل در آوردن برنامه‌های عملياتی از طريق شناخت، پيش‌بينی و تعيين مراحل و توالی اقدامات؛ به تفکيک نتايج مورد انتظار، زمان، هزينه و منابع مورد نياز. اين نوع برنامه‌ريزی نه تنها اصول راهنما را تدوين می‌كند، بلكه جزئياتی پيرامون چگونگی دستيابی به نتايج را نيز بيان می‌دارد. نقاط مشخص به وسيله برنامه‌ريزی جامع و عملياتی تعيين می‌شوند، اما راه تحقق آنها به وسيله برنامه‌ريزی تفصيلی پيشنهاد می‌گردد.
برنامه‌ريزی تفصيلی عبارت است از به فعل در آوردن برنامه‌های عملياتی از طريق شناخت، پيش‌بينی و تعيين مراحل و توالی اقدامات؛ به تفکيک نتايج مورد انتظار، زمان، هزينه و منابع مورد نياز. اين نوع برنامه‌ريزی نه تنها اصول راهنما را تدوين می‌كند، بلكه جزئياتی پيرامون چگونگی دستيابی به نتايج را نيز بيان می‌دارد. نقاط مشخص به وسيله برنامه‌ريزی جامع و عملياتی تعيين می‌شوند، اما راه تحقق آنها به وسيله برنامه‌ريزی تفصيلی پيشنهاد می‌گردد.
ج- بهره‌وری
بهره‌وری عبارت است از به حداکثر رساندن استفاده از منابع، نیروی انسانی و ارائه برنامه‌ها و تمهیدات لازم جهت افزایش کارایی و اثربخشی مدیران و کارکنان، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت‌مندی مدیران ارشد، مدیران میانی و سایر ذینفعان. در تعریفی دیگر بهره‌وری واژه‌ای است كه نسبت برون داد (خروجی) بر درون داد عملكرد يک فرد يا يک سازمان را نشان می‌دهد. همچنين بهره‌وری را می‌توان استفاده مطلوب موثر و بهينه از مجموعه امكانات، ظرفيت‌ها، پتانسيل نيروهای سازمانی و منابع و فرصت‌ها تعريف كرد.
«بهره‌وری در حقيقت يک معيار و سنجش كارآیی است و اندازه‌گيری آن هم بسيار سخت و دشوار»
شرح وظایف:
- 1- تهيه، تدوين و به‌روز نمودن برنامه راهبردی دانشگاه
- 2- جمع‌آوری مستمر اطلاعات محيطی مرتبط با فعاليت‌‌های دانشگاه
- 3- پايش مستمر انتظارات ذينفعان
- 4- بررسی و پيشنهاد برنامه‌های بهبود دانشگاه مبتنی بر برنامه راهبردی
- 5- انجام امور مربوط به پيگيری و هماهنگی جهت تسهيل در تامين منابع مورد نياز جهت ارتقا جايگاه رقابتی
- 6- تدوين و بازنگری برنامه‌های تفصيلی پنج ساله دانشگاه
- 7- تدوين و بازنگری برنامه‌های تفصيلی يک ساله و انعكاس آن در بودجه سالانه دانشگاه
- 8- نظارت بر اجرای برنامه‌های مصوب و ابلاغی دانشگاه
- 9- تهيه و تدوين گزارش‌های ادواری مرتبط با پيشرفت برنامه‌های ابلاغي
- 10- انجام ساير امور محوله در چارچوب وظايف مدیریت برنامه‌ریزی، بودجه و تشکیلات
- 11- شناسایی و تدوين سالانه شاخص‌های بهره‌وری و تحول اداری به تفكيک هر واحد
- 12- اندازه‌گيری مستمر شاخص‌ها در هر دوره
- 13- بررسی شاخص‌های اندازه‌گيری شده در هر دوره و تحليل نقاط قوت و ضعف واحدها
- 14- ارائه نتايج و تحليل‌های هر دوره به واحدها و پيگيری دريافت برنامه‌های بهبود
- 15- بررسی برنامه‌های بهبود و ابلاغ برنامه‌های مصوب به واحدها
- 16- نظارت بر حسن اجرای برنامه‌های بهبود در واحدها
- 17- تهيه گزارشات مديريتی و ارسال به مراجع تصميم‌گيری دانشگاه
- 18- برگزاری كارگاه‌های تخصصی بهره‌وری و تحول اداری
- 19- تهيه آمار، اطلاعات و گزارش‌های مرتبط با موضوعات بهره‌وری و تحول اداری و در صورت لزوم اطلاع‌رسانی آنها
- 20- نظارت و پيگيری اجرای مصوبات و بخشنامه‌های مرتبط با تحول اداری
- 21- به‌روزرسانی اطلاعات واحد بهره‌وری و تحول اداری بر روی سايت مدیریت برنامه‌ریزی، بودجه و تشکیلات
- 22- انجام ساير امور محوله در چارچوب وظايف مدیریت برنامه‌ریزی، بودجه و تشکیلات
گروه بودجه و تنوع بخشی منابع مالی
بی شک از جمله مزایای برنامه‌ریزی تعریف دقیق بودجه و اعتبارات مبتنی بر برنامه‌های عملیاتی واحدها می‌باشد. سازمان‌های موفق سازمان‌هایی هستند که برای اعتبارات دریافتی خود از قبل برنامه‌های مشخصی با اهداف تعیین شده تدوین کرده باشند.
شرح وظایف:
- 1- بازنگری در روش تدوین بودجه دانشگاه با تاکید بر رویکرد عملیاتی منطبق با برنامه راهبردی دانشگاه و سیاست‌های کلان کشور؛
- 2- تهیه دستورالعمل‌ها و فرم‌های پیش‌بینی بودجه سالیانه واحدهای دانشگاه و پیگیری دریافت آنها؛
- 3- پیش‌بینی و تنظیم بودجه سالیانه براساس تلفیق بودجه پیشنهادی واحدهای دانشگاه به‌منظور ارائه به مراجع ذی‌ربط؛
- 4- تنظیم بودجه تفصیلی سالیانه دانشگاه و اصلاحیه آن و ارائه آن به مراجع بالاتر؛
- 5- تفکیک و تخصیص بودجه تفصیلی برای واحدهای تابعه دانشگاه و ابلاغ به آنها؛
- 6- تنظیم موافقت‌نامه‌های تملک دارایی‌های سرمایه‌ای به‌منظور مبادله با سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور؛
- 7- بررسی مستمر راهکارهای کاهش هزینه و تنوع‌بخشی و افزایش درآمدهای اختصاصی دانشگاه؛
- 8- گردآوری و تهیه شاخص‌های افزایش اثربخشی بودجه منطبق با سیاست‌های وزارت علوم، تحقیقات و فناوری؛
- 9- پیگیری و دریافت گزارشات دوره‌ای مستمر عملکرد بودجه از معاونت پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع؛
- 10- کنترل و نظارت بر هزینه‌کرد بودجه و تحقق درآمدهای دانشگاه از طریق تجزیه و تحلیل عملکرد معاونت پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع؛
- 11- تهیه گزارشات تحلیلی دوره‌ای و سالانه شامل بودجه، تخصیص و عملکرد برای مراجع تصمیم‌گیری دانشگاه.
گروه پایش تامین و مصرف منابع
دانشگاه شهید بهشتی به‌عنوان یک سازمان بزرگ با مدیریتی نوین نیازمند داشتن آمارهای رسمی، اقلام اطلاعاتی و استفاده از شاخص‌های متنوع و دقیق به‌منظور نظارت بر عملکرد واحدهای تابعه خود است. ارائه آمار رسمی و نظارت بر عملکرد در روند طرح‌ریزی، سیاست‌گذاری و تصمیم‌گیری سازمان‌های مختلف کشور نقشی اساسی ایفا می‌کند، از این‌رو ساماندهی، نظام‌مند کردن و تعیین روش‌های علمی در فرایند تولید داده‌های آماری ضرورتی، اجتناب‌ناپذیر است. از سویی دیگر نظارت بر عملکرد به‌عنوان چراغ راه و هدایت‌گر کلیه فعالیت‌های مدیریتی مطرح می‌باشد. در همین راستا گروه پایش تامین و مصرف منابع دانشگاه با هدف رشد و شکوفایی و به‌منظور بررسی میزان تحقق اهداف دانشگاه و انتقال استراتژی‌ها، خط‌مشی‌های کلان در سطح عملیاتی و نظارت دقیق و مستمر بر حسن اجرای امور از سال 95 زیر نظر مدیریت برنامه، بودجه، بهره‌وری سازمانی و نظارت تشکیل و فعالیت خود را آغاز نمود.
شرح وظایف:
- 1- تهیه شاخص‌های پایش عملکرد بودجه‌ای و منابع مالی دانشگاه از حیث تامین منابع و مصارف
- 2- طراحی فرمت کارنامه عملکرد مالی واحدهای تابعه دانشگاه و ثبت اطلاعات شاخص‌ها در آن
- 3- تهیه دستورالعمل پایش عملکرد بودجه و منابع مالی واحدهای تابعه دانشگاه با همکاری سایر کارشناسان بودجه و به‌روزرسانی آن
- 4- برنامه‌ریزی و انجام اقدامات لازم در جهت استقرار نظام بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد
- 5- تهیه صورت‌های مالی به‌ویژه هزینه‌ها (مصارف) و منابع مالی دانشگاه برای سالی مورد نظر با هدف بهینه‌سازی مصرف منابع
- 6- تهیه گزارش‌های تحلیلی–مدیریتی از طریق محاسبه سرانه هزینه دانشجو
- 7- تهیه نمودارها و گزارشات تحلیلی از عملکرد بودجه و منابع مالی واحدهای تابعه دانشگاه و ارائه آن به مسئول مافوق
- 8- ارائه راهکارها و پیشنهادات قابل بهبود در زمینه مدیریت منابع و مصارف به واحدهای تابعه جهت ارتقا عملکرد مالی
- 9- بررسی عملکرد روسا/مدیران هر یک از واحدهای تابعه، ارائه بازخورد عملکردی به واحدها و انجام مداخلات اصلاحی برنامه‌ریزی شده به مسئول مافوق از حیث تامین و مصرف منابع
- 10- برنامه‌ریزی جهت بازدید میدانی با هدف پایش عملکرد واحدهای تابعه و تکمیل چک لیست‌های نظارتی و تهیه گزارش از چالش‌ها و مشکلات اعتباری و عملیاتی دانشگاه در بازدید از واحدها
- 11- مطالعه و بررسی آیين‌نامه و بخشنامه‌ها و تهيه گزارش‌های بودجه‌ای، مصرف و تامین منابع
- 12- شركت در کمیته‌های مربوطه به‌منظور بررسی عملکرد واحدهای تابعه
- 13- انجام سایر امور محوله بر حسب تشخیص و ارجاع مقام مافوق
گروه تشکیلات و فرایندها
سازماندهی، اساسی‌ترين عنصر در فرايند شكل‌گيری و تداوم سازمان محسوب می‌شود. تقسيم وظايف، تعيين مسئوليت‌ها، اختيارات و تعيين ارتباطات ميان حوزه‌ها و افراد، سازماندهی ناميده می‌شود. با توجه به اصل سازماندهی ساختار يک سازمان پی‌ريزی می‌شود و ساختار سازمانی يک نمايش رسمی از طرز قرار گرفتن پست‌های سازمانی و ارتباطات آنها در سازمان است. طراحی ساختار از مسئوليت‌های خطير مديريت محسوب می‌شود و بسته به اينكه چگونه صورت بگيرد و چگونه اجرا شود، می‌تواند سازمان را به موفقيت يا شكست برساند. بنابراين طراحی ساختار سازمانی متناسب با اهداف سازمان و حفظ پويايی آن، يک نياز ضروری است و نكته مهم‌تر آنكه يک ساختار سازمانی مناسب از دوباره‌كاری، اختلاف، اصطكاک و اتلاف نيروها و منابع جلوگيری كرده و ضمن داشتن قابليت انعطاف، قادر به پاسخگويی به تحولات محيط خود است.
شرح وظایف:
- 1- برنامه‌ریزی برای طراحی، بازبینی، به‌سازی و نظارت بر اجرای ساختار سازمانی دانشگاه و واحدهای تابعه آن متناسب با اهداف مدنظر؛
- 2- مطالعه، بررسی و اقدام در جهت اصلاح مستمر ساختار تشکیلاتی دانشگاه در چارچوب ضوابط و مقررات مربوطه؛
- 3- بازنگری و بهینه‌سازی نظام‌های مدیریتی دانشگاه و زمینه‌سازی برای بکارگیری رویکردها و روش‌های نوین مدیریتی؛
- 4- مطالعه، بررسی و نظارت بر تدوین سیستم‌ها و روش‌های انجام کار متناسب با اهداف و سیاست‌های دانشگاه؛
- 5- تعامل با معاونت اداری و مالی و اخذ گزارشات مستمر تشکیلات، فرایندها و طبقه‌بندی مشاغل؛
- 6- تعیین اولویت‌های آموزشی کارکنان غیر هیات‌علمی دانشگاه؛
- 7- تهیه و تدوین استراتژی آموزش کارکنان غیر هیات‌علمی و راهبرد آن در طول سال؛
- 8- بررسی و نظارت بر شرح شغل‌ها و احصا وظایف شغلی کارکنان؛
- 9- تعیین سیاست‌ها و خط‌مشی‌های مربوط به نحوه ساماندهی و بهبود فرایندها در دانشگاه.
گروه توسعه مشارکت‌های مردمی و دانش‌آموختگان
دانش‌آموختگان دانشگاه شهید بهشتی سرمایه‌های گرانقدر انسانی می‌باشند که یک ساز و کار مشخص و پایدار برای حفظ ارتباط با این عزیزان بسیار ضروری است.
در این راستا، انجمن دانش‌آموختگان شهید بهشتی به‌منظور تداوم یک رابطه دوطرفه مفید و موثر بین دانش‌آموختگان با هم و نیز با دانشگاه راه‌اندازی گردیده است. انجمن دانش‌آموختگان به‌صورت چتری بر سایر انجمن‌ها و کانون‌های دانش‌آموختگی فعال در دانشکده‌ها، پژوهشکده‌ها، گروه‌ها و حتی رشته‌ها عمل خواهد نمود.
در این راستا، انجمن دانش‌آموختگان شهید بهشتی به‌منظور تداوم یک رابطه دوطرفه مفید و موثر بین دانش‌آموختگان با هم و نیز با دانشگاه راه‌اندازی گردیده است. انجمن دانش‌آموختگان به‌صورت چتری بر سایر انجمن‌ها و کانون‌های دانش‌آموختگی فعال در دانشکده‌ها، پژوهشکده‌ها، گروه‌ها و حتی رشته‌ها عمل خواهد نمود.
شرح وظایف:
- 1- بسترسازی برای جذب کمکهای خیرین و مشارکت‌های مردمی به‌منظور توسعه کمی و کیفی دانشگاه؛
- 2- همکاری در ایجاد بنیاد خیرین حامی دانشگاه به‌منظور اشاعه فرهنگ وقف و استفاده از ظرفیت آن؛
- 3- نظارت بر حسن انجام تعهدات دانشگاه در قبال خیرین، واقفین و موقوفات آنها؛
- 4- برنامه‌ریزی و ارتباط مستمر با کانون دانش‌آموختگان دانشگاه به‌منظور ایفای نقش موثر در جامعه.