«چهارشنبه‌های ترویج عملکرد» عنوان برنامه‌ای است که با هدف پاسخگویی، ترویج دستاوردها و شفافیت عملکرد واحدهای دانشگاه شهید بهشتی از سوی اداره روابط عمومی برگزار می‌شود. چهارشنبه‌های ترویج عملکرد این هفته اما میزبان رئیس روابط‌عمومی دانشگاه است تا درباره مهم‌ترین اقدامات، رویکردها و دغدغه‌های این اداره توضیحاتی ارائه دهد.
روابط‌عمومی تبلیغاتی تعریفی مضیق و روابط‌عمومی هویت‌ساز تعریفی موسع از کارکرد روابط‌عمومی است
دکتر امیرمحمدحاجی یوسفی، رئیس اداره روابط عمومی و اطلاع رسانی دانشگاه شهید بهشتی، روابط عمومی را دارای 2 تعریف مضیق یا محدود و موسع یا کلان دانست. بعضا کلمه روابط عمومی تداعی کننده تبلیغات یک سازمان (مانند دانشگاه) و انجام برخی امور تدارکاتی در حوزه اطلاع رسانی سازمانی می باشد. به عبارت دیگر، در تعریف محدود روابط عمومی صرفا منحصر در حوزه تبلیغات و اطلاع رسانی می شود. اما در تعریف وسیع تر، روابط عمومی نقش هویت سازی یک سازمان را بر عهده دارد. روابط عمومی بخشی از یک سازمان است که تنظیم کننده و تسهیل کننده ارتباطات درونی و بیرونی آن سازمان است.
وی افزود: اگر چه ممکن است تعریف محدود آن یعنی انجام امور تبلیغاتی و اطلاع رسانی بیشتر به ذهن متبادر شود با این حال اما روابط عمومی وظیفه بسیار بزرگ تری بر دوش دارد که از طریق تسهیل ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی باید محقق گردد. یک سازمان مانند دانشگاه از نظر تعدد بخش ها و تنوع مواضع بسیار مهم است؛ از استادان و اعضای هیأت علمی گرفته تا دانشجویان و کارمندان و مدیران عالی، میانی و اجرایی همگی به مثابه سیستمی عمل می کنند که اجزا و نوع ارتباط شان با یکدیگر، قاعده مند بودن یا نبودن و هماهنگی آنها در دستیابی به اهداف مشترک آن سازمان، حیاتی است.
دکتر حاجی یوسفی در این باره ادامه داد و گفت: در نگاه کارکرد گرایانه، هر سیستم دارای یک کارکرد است. کارکرد دانشگاه در یک تعریف، آموزش، پژوهش و تولید علم است. برای انجام این کار ویژه‌ها، هماهنگی اجزا، ارتباط با یکدیگر و قاعده مند بودن آنها برای دستیابی به تعالی لازم است و روابط عمومی در معنای موسع آن، برقرار کننده این هماهنگی و ارتباط است.
وی در حالی که روابط عمومی در معنای مضیق آن یعنی انجام امور تبلیغاتی و اطلاع رسانی را لازم و ضروری دانست اما کافی ندانست و گفت مهم ترین وظیفه و کارویژه روابط عمومی هویت سازی ست و با اشاره به اینکه خود در مدت 3 سال و نیم گذشته در تلاش برای دستیابی به این رسالت مهم بوده است، تصریح کرد: نگاهمان این است که روابط عمومی هویت ساز است، یعنی هویت سازمان را شکل می دهد، و لذا باید بازوی مشاور مدیریت دانشگاه از سطوح بالا تا پایین باشد، حتما منطبق بر یک اصول علمی با برنامه ای مدون و مشخص عمل کند و در نهایت از بروزترین ابزارهای فناورانه در این مسیر بهره ببرد.
برنامه‌ریزی‌های منسجم با همکارانی خودجوش، فعال و عاشق
رئیس اداره روابط عمومی و اطلاع رسانی درباره فعالیت های انجام شده در راستای تحقق بخشی به اهداف روابط عمومی ضمن ستودن روسای پیشین روابط عمومی دانشگاه شهید بهشتی آنها را افرادی با اهداف و برنامه های مشخص و پرتلاش عنوان و افزود: خوشبختانه فارغ از مشکلات ساختاری، کمبود نیروی انسانی متخصص و ابزارهای مورد نیاز، به نظر می رسد از نظر مبنا و ساختار کلی، مدیران پیشین بسیار خوب عمل کرده و زمانی که اینجانب مسئولیت پذیرفتم نیازی به ساختن چرخ از اول نبود و اگرچه کمبود نیروها و اضافه شدن تدریجی آنان به روابط عمومی کار را برای یک برنامه ریزی منسجم سخت می کرد اما اکنون خرسندم از اینکه 9 نفر از بهترین کارمندان منسجم، همدل، خودجوش، فعال، دلسوز با انضباط کاری در کنار دانشجویانی که در این مسیر همراه ما هستند و همگی در کار خود عشق دارند را، در مجموعه روابط عمومی دانشگاه داریم. او اما عشق را لازمه کار در روابط عمومی عنوان و خاطر نشان کرد: انجام وظایف در روابط عمومی زمان و مکان نمی شناسد و به سبب حساسیت بالایی که دارد دارای استرس زیادی ست و در هر لحظه از شبانه روز باید هوشیار و آگاه بود. همه اینها ممکن نمی شود جز اینکه عاشق کار در این حوزه باشید.
فراهم شدن محیط مشاوره و تبادل افکار در سایه بینش اخلاقی
تشکیل جلسات منسجم داخلی، استفاده از نظرات و مشاوره کارمندان روابط عمومی به عنوان افرادی با فضیلت علمی، اقدامی است که دکتر حاجی یوسفی از بدو ورود به مجموعه روابط عمومی به شکلی عملی و واقعی آن را سرلوحه برنامه های خود قرار داده است. وی معتقد است یکی از دلایلی که همکاران او با عشق کار می کنند، علاوه بر ویژگی های شخصيتي خودشان، محیط مدیریتی است که در روابط عمومی ایجاد شده است و آن این است که از مشاوره یکایک آنها برای پیشبرد امور به نحو احسن استفاده می شود.
ایستگاه اول؛ هر بخش یک رابط با هدف تثبیت جایگاه روابط عمومی
رئیس روابط عمومی دانشگاه مهم ترین و اولین برنامه خود در اداره روابط عمومی از زمان تصدی در سال 1399 را تثبیت جایگاه روابط عمومی در دانشگاه به عنوان بستری برای فراهم ساختن سایر برنامه ها بیان کرد و افزود: در بررسی ها و تنظیم برنامه ها به این نتیجه رسیدیم که روابط عمومی در داخل دانشگاه جایگاه شفاف و مشخصی ندارد، یا دست کم تعاریفی که از آن وجود دارد، تعاریف حداقلی و مضیق و در برخی موارد نادرست، است که خود نوعی ظلم به روابط عمومی است.
وی خاطر نشان کرد که تثبیت موقعیت روابط عمومی در دانشگاه، یعنی اینکه روابط عمومی چه هست، چه تعریفی دارد، و چه انتظاراتی در ذهن افراد وجود دارد. برای این هدف، نوعی آموزش و فرهنگ سازی در باب روابط عمومی را در نظر گرفتیم که خود آغازگر آن شدیم. برنامه هایی را اجرا و در آنها به انحای مختلف وظایف و کارکردهای روابط عمومی را اعلام و نهادینه کردیم. سپس بیان کردیم که لازمه این ارتباط و وظایف و کارکردها این است که آنها چه کارهایی را انجام دهند.
وی تصریح کرد: خوشبختانه این روند مورد پذیرش همه بخش های دانشگاه قرار گرفت، چرا که تعریف کردیم روابط عمومی بخشی از هر دانشکده، پژوهشکده و هر واحد است و این که لازم است آنها روابط عمومی را از خود بدانند نه یک اداره در کنار بخش های دیگر دانشگاه.
وی گفت: به دنبال این ارتباط موثر، از هر بخش یک نفر به عنوان رابط روابط عمومی انتخاب شد. همچنین از دانشکده ها و پژوهشکده ها و مراکزی که دارای عضو هیات علمی هستند درخواست شد تا یکی از اعضای هیات علمی را به عنوان نماینده نیز معرفی نمایند. این رابطان و نمایندگان از کارمندان بخش ها تا اعضای هیأت علمی هستند که در قالب ایجاد یک شبکه، اطلاع‌رسانی رویدادها و فعالیت های گسترده در دانشگاه را به نحو احسن با محوریت روابط عمومی به سرانجام می‌رسانند.
رئیس روابط عمومی اما از اجرای جشنواره سالانه در همین راستا با هدف تشویق و ترغیب رابطان و نمایندگان برای شرکت در این رقابت و ارائه فعالیت‌هایشان گفت و افزود: این جشنواره برای اولین بار در بین روابط عمومی دانشگاه‌های کشور برگزار شد و بخش های مختلف دانشگاه شهید بهشتی فعالیت های خود را ارائه و از میان آنها رابطان فعال و برتر معرفی شدند. تاکنون سه دوره از این جشنواره برگزار شده و جشنواره چهارم انشاالله در اواخر اردی بهشت 1403 همزمان با "روز جهانی ارتباطات و روابط عمومی" برگزار خواهد شد.
ایستگاه دوم؛ ارتباط با دانشجویان به عنوان کلیدی‌ترین دغدغه روابط‌عمومی
بعد از ارتباط با کارکنان و بخش های مختلف دانشگاه بزرگ شهید بهشتی، از مهم ترین رویکردهای روابط عمومی ارتباط با دانشجویان است که دکتر حاجی یوسفی از آن به عنوان یکی از دغدغه های کلیدی نام برد و درباره مهم ترین برنامه های خود در این باره توضیح داد: با اینکه در 3 سال گذشته مسئولیت در روابط عمومی، 2 سال با کرونا همزمان بود اما راه اندازی اینستاگرام دانشگاه در سال 1399 که اکنون بیش از 24 هزار فالور دارد از جمله برنامه ها در راستای ارتباط و نزدیک شدن با قشر جوان و دانشجویان بوده است. اجرای برنامه های زنده با کمک دانشجویان، تولید محتوا، اطلاع رسانی و پاسخ به پرسش های دانشجویان و دغدغه‌ها و نگرانی های آنها، دریافت نظرات و پیشنهادهای اصلاحی آنها، برگزاری جلسات حضوری و تقویت ارتباط با دانشجویان با کمک و همفکری و حضور رئیس دانشگاه و اعضای هیأت علمی از جمله اهدافی است که در بخش ارتباط با دانشجویان در روابط عمومی محقق شده است با این حال اما به دنبال ارتباطی هستیم که در آن موانع ذهنی ارتباط برطرف و دانشجویان خود را به روابط عمومی اظهار و دغدغه های شان را بیان کنند اگر چه این مهم در اینستاگرام به میزان زیادی و در کانال تلگرام که بیش از 26 هزار عضو دارد به میزان قابل قبولی محقق شده است. راه اندازی درگاه "ساد" یا سامانه اطلاع یابی روابط عمومی دانشگاه برای قرار دادن موفقیت ها، برنامه ها، عکس و پوستر و بیان گلایه ها توسط دانشجویان نیز از دیگر حرکت های قابل توجه روابط عمومی دانشگاه در جهت ارتباط نزدیک با دانشجویان است.
ایستگاه سوم؛ پاسخگویی به 19 هزار دانشجو در شبکه‌های اجتماعی
دکتر حاجی یوسفی تلاش برای پاسخگویی دلسوزانه و مستمر به 19 هزار دانشجو توسط همکاران روابط عمومی را از وظایف مهم برشمرد و افزود: تلاش می کنیم هیچ کس بدون پاسخگویی نماند تا اگر در تماس با بخش دیگر دانشگاه موفق نبودند، بتوانند در روابط عمومی به پاسخ مورد نظر خود برسند. با آغاز هر ترم تحصیلی، سوالات عدیده دانشجویان در رابطه با خوابگاه و دیگر مسائل دانشجویی را از کانال های مختلف بویژه اینستاگرام گردآوری و به مسئولان و مدیران مربوطه که خوشبختانه برای پاسخ به آنها تمایل کامل دارند انتقال و سپس به آنها اعلام می کنیم. رئیس روابط عمومی دانشگاه تاکید کرد برای شنیدن حرف های دانشجویان از طرق مختلف از جمله سامانه "ساد" (www.saad.sbu.ac.ir)، اینستاگرام، تلگرام، و پاسخگویی حضوری و تلفنی آمادگی داریم.
ایستگاه چهارم؛ ارتباط موثر با اعضای هیأت علمی
رئیس روابط عمومی یکی از وظایف محوری را ارتباط موثر با اعضای هیات علمی دانشگاه دانست و گفت: به شیوه های مختلف سعی کرده ایم از بازنمایی کننده تلاش های علمی و پژوهشی استادان باشیم. ارائه دستاوردهای علمی، اختراع، اکتشاف، چاپ مقاله در مجله های معتبر علمی و انتشار کتاب اعضای هیأت علمی در وب سایت دانشگاه یکی از تلاش های روابط عمومی برای ارتباط با اعضای هیأت علمی به عنوان گام دیگر ارتباط با بخش های مختلف دانشگاه است که دکتر حاجی یوسفی آن را مهم توصیف و توضیح داد: در اطلاع رسانی های مستمر و پیگیرانه از طریق ارتباط حضوری و مجازی با دانشکده، پژوهشکده، مراکز و اعضای هیأت علمی اعتمادی شکل گرفت تا دستاوردهای علمی اعضای هیأت علمی در وب سایت دانشگاه قرار گیرد. بخش دیگری از ارتباط با اعضای هیأت علمی، مصاحبه های تخصصی است که اداره روابط عمومی به آن پرداخته و تاکنون بیش از 40 مصاحبه تخصصی به همراه فیلمبرداری با اعضای هیأت علمی را ضبط کرده که خود کاری دشوار است. هم اکنون 25 مصاحبه از آنها روی وب سایت دانشگاه قابل دسترسی است. منعکس کردن فعالیت ها و افتخارات مفاخر و مشاهیر دانشگاه در سطح ملی و بین المللی نیز همت دیگر روابط عمومی در راستای ارتباط موثر و قوی با بخش های مختلف دانشگاه شهید بهشتی است. همچنین کلیپ هایی با عنوان دستاوردهای علمی استادان تولید و روی تارنمای دانشگاه قرار می گیرد که تاکنون بیش از 5 مورد انجام شده است.
ایستگاه پنجم؛ فعال کردن روابط‌عمومی الکترونیک و برندسازی دانشگاه
بعد از شبکه سازی برای تثبیت روابط عمومی در جهت ارتباط دوسویه با دانشگاه، نوبت به فعال کردن روابط عمومی الکترونیک می رسد. این عضو هیأت علمی و استاد دانشگاه آن را اینگونه تشریح کرد: استفاده از کلیه ابزارهای فناورانه بویژه پلتفرم های فضای مجازی، عکس، فیلم و کلیپ و اینفوگرافی و موشن گرافی و غیره در دستور کار روابط عمومی قرار گرفت. همچنین در مسیر هویت سازی و برندسازی تلاش ویژه کردیم. در این راستا نمانام سازی یا برند سازی و نشان دادن ویژگی های دانشگاه، پیشنهاد داده شد که خوشبختانه در هیأت رئیسه شورایی با عنوان "شورای ارزش گذاری و نمانام سازی" تصویب شد که به دنبال آن اهدای هدایا با برند دانشگاه در این راستا تعریف و در حال تحقق است. وی گفت یکی از اموری که باید سامان داده شود و در برندسازی دانشگاه اهمیت فوق العاده دارد هدایایی ست که در مناسبت های مختلف از سوی دانشگاه به دیگران از جمله دانشجویان، کارمندان، استادان و میهمانان داده می شود که امیدواریم این شورا بتواند با مساعدت کلیه بخش های دانشگاه این هدف را محقق سازد.
ایستگاه ششم؛ هویت‌سازی با راه‌اندازی میز ایده
میز ایده اما راهکاری دیگری از مجموعه روابط عمومی به ریاست دکتر حاجی یوسفی در جهت ایجاد هویت سازی دانشگاه است. رئیس اداره روابط عمومی در توضیح این ایده گفت: میزایده در زمان همه گیری بیماری کرونا به شکل مجازی راه اندازی شد تا در آنجا دانشجویان، اساتید و کارمندان هر کدام تعریف خود را از دانشگاه بیان کنند. بگویند دانشگاه را چه می بینند و چه کاری باید انجام دهد. خود را چگونه می بینند و هر کدام چه وظایفی دارند. اصلا دانشگاه شهید بهشتی چگونه است. چه ماموریتی می خواهد انجام دهد. تاکنون تعدادی جلسه عمومی و تعدادی جلسات خصوصی مصاحبه از کارمندان و استادان دانشگاه انجام شده است و اگرچه تاکنون موفق به عمومی کردن این ایده نشده ایم اما امیدواریم این کار همه گیر و دانشجویان، اعضای هیأت علمی و کارمندان بنشینند و در جلساتی با یکدیگر همفکری کنند.
ایستگاه هفتم؛ استخراج عملکرد 10 ساله دانشگاه و بیرون آمدن برنامه چهارشنبه‌های ترویج عملکرد از دل آن
استخراج عملکرد ده ساله دانشگاه نیز یکی از کارهای مهم در دوره مسئولیت دکتر حاجی یوسفی در اداره روابط عمومی است که از دل این کار ایده چهارشنبه های ترویج عملکرد راه اندازی شده است. در این باره گفت: دانشگاه یا هر سازمان و مؤسسه ای عملکردی دارد و باید گزارش عملکرد ارائه کند. یکی از ضعف هایی که در دانشگاه وجود داشت به سامان نبودن سازوکار این گزارش بود. به همت مدیران و همکاران روابط عمومی داده ها و اطلاعات عملکرد 10 ساله تهیه و تنظیم شد. پس از آن با یک ایده و نگاه هویت سازانه مشخص برای دانشگاه، به فکر ایجاد ایده ای برآمدیم که آن چهارشنبه های ترویج نامیده شد. خوشبختانه تاکنون 7 بخش یا معاونت و دانشکده در این برنامه شرکت کرده اند و خود نیزامروز به عنوان وظیفه و در راستای تشویق همکاران در این برنامه شرکت کرده ام.
نمره روابط‌عمومی چند است؟
دکتر حاجی یوسفی رئیس اداره روابط عمومی دانشگاه شهید بهشتی شخصیتی علمی، اخلاقی و فرهنگی است. او در پاسخ به اینکه چه نمره ای به عملکرد خود می دهد، گفت: به خود نمره 20 نمی دهم و توقع بالایی از خود دارم. وقتی می گوییم روابط عمومی، یعنی همکاران من که در روابط عمومی هستند و من به آنها واقعا نمره 20 می‌دهم. این همکاران از دوستان روابط عمومی تا دانشجویان همکار و معاونت اداری مالی و مدیران دانشگاه را شامل می شود. وی در پایان نمره 15 تا 16 را برای خود در نظر گرفت.
رئیس روابط عمومی اما در پایان از همکاری آقایان دکتر نصیری رئیس پیشین دانشگاه و دکتر آقامیری رئیس فعلی دانشگاه، معاونان به ویژه معاونان پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع برای کمک در جهت ارتقای نیروی انسای روابط عمومی قدردانی کرد و از آنها به خاطر نوع نگاه ویژه به جایگاه راهبردی روابط عمومی، تشکر کرد.