مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات به‌منظور تسهیل کاربری و استفاده حداکثری از سامانه مکاتبات اداری روی رایانه‌های شخصی و لپ‌تاپ‌ها خصوصاً در نسخه‌های جدیدتر سیستم‌عامل ویندوز، قابلیت جدیدی را به این سامانه اضافه کرده است. بدین صورت که متن نامه به جای فایل وورد (MS-Word) در قالب پی‌دی‌اف (PDF) نمایش داده می‌شود. پیشتر، افراد مجبور بودند تنظیمات مربوط به باز شدن فایل وورد در متن نامه را برای استفاده از سامانه مکاتبات اداری انجام دهند که با افزودن این امکان دیگر نیازی به این تنظیمات نیست. کماکان امکان «ویرایش پیش‌نویس» و «ارسال پیش‌نویس مشابه» نیز همانند قبل برای افراد وجود دارد.
اعضای محترم دانشگاه دقت فرمایند، با توجه به اینکه اندازه کاغذ پیشفرض در چاپگرها معمولا Letter تعیین شده، پیش از اقدام به چاپ نامهها، در بخش تنظیمات چاپگر، اندازه متناسب کاغذ را بسته به اندازه نامه A4 یا A5 انتخاب نمایند.
